FAQ

Aclaramos todas tus dudas sobre el funcionamiento de IBANify




  • Selecciona la opción “pruébalo gratis” del menú superior de la web
  • Rellena el formulario con los datos de nombre de usuario, CIF/NIF, correo electrónico y contraseña
  • A continuación recibirás un correo electrónico con las instrucciones para realizar el proceso de descarga de tu herramienta IBANify. Este email, contiene tus datos de licencia así como las indicaciones que también te facilitamos a continuación
  • Pulsa el siguiente link desde Internet Explorer para empezar el proceso de descarga e instalación de IBANify

http://www.ibanify.com/backoffice/

  • Una vez finalizada la instalación, deberás introducir los datos de la licencia. En el correo electrónico aparecen el nº de serie que debéis indicar y pulsa aceptar.

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  • A continuación se mostrará la siguiente pantalla, donde se configura el certificado único de cada usuario, para el cifrado/descifrado de datos. Dichos datos se encuentran adjuntos en el correo electrónico anteriormente citado.

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Importante: El certificado es personal e intransferible. Recomendamos que conserves este certificado en un lugar seguro. En caso de pérdida, podremos generarle uno nuevo, pero los datos antiguos se perderán. Por motivos de seguridad no podrán ser descifrados.

  • En la siguiente ventana debes informar de los datos que introdujiste en el formulario de alta de la web: correo electrónico y contraseña.

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  • Introduce tu usuario y contraseña

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  • Accede al apartado de clientes del menú izquierdo
  • Selecciona la opción NUEVO del menú superior

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  • Introduce los datos de tu cliente: Nombre/CIF/Correo electrónico y pulsa guardar

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Cuando quieres incluir una cuenta sobre un cliente debes seleccionar al cliente a personalizar.
  1. Haz doble click sobre el cliente o pulsa editar.
  2. A continuación se abre una ventana.
  3. Ve al apartado accesos.
  4. Los datos a introducir son los de lectura de la entidad correspondiente, dado que cada entidad es diferente. Así podrás tener acceso a los movimientos de ese cliente para una cuenta concreta. Los datos serán aquellos que requiera cada entidad.

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En IBANify podemos sincronizar los extractos de 5 entidades bancarias:
  • Santander
  • ING Direct
  • Banco Sabadell
  • La Caixa
  • BBVA
  • Banco Popular
Estas vienen predefinidas cuando se quiere crear una nueva cuenta.

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  • Al pulsar sobre botón sincronizar del menú superior de la herramienta te aparecerá un mensaje “espere por favor, sincronizando”.
  • Tras acabar la sincronización, se mostrará una ventana con el resultado de la misma. En el caso de que la aplicación no hubiera podido realizar correctamente este proceso, le aparecerá el detalle del problema.
  • A continuación podrá visualizar la pantalla de cuentas, con el estado actual de cada una de ellas, de cada cliente y de todas las entidades financieras.
  • Puede ver el listado de movimientos de una cuenta seleccionándola, y pulsando "Movimientos".
  • Para contabilizar los movimientos de una cuenta, solo deberá seleccionarlos, y pulsar "Contabilizar". A continuación, se mostrará una ventana para seleccionar dos rangos de fechas relativos al periodo contable. Tras definir los rangos, verá la ventana de contabilización, con todos los datos de los movimientos bancarios de esa cuenta para el periodo seleccionado.
  • Lo primero que debes indicar es la cuenta contable de la cuenta bancaria en el formulario superior.
  • A continuación la contrapartida.
  • Al darle a contabilizar la información se copia en a3ASESOR|eco.
Si ya no te interesa seguir sincronizado los extractos de un cliente tienes 3 opciones
  • Eliminar el cliente. De este modo se eliminarán los accesos configurados, cuentas y movimientos de sincronizaciones anteriores, etc…
  • Eliminar el acceso. Puedes editar el cliente y eliminar el acceso a una o varias de sus cuentas bancarias e incluir otras de interés, si así fuera. Al eliminar el acceso a una entidad bancaria, también se eliminarán las cuentas del cliente en dicha entidad.
  • Desactivar el cliente. Al editar un cliente hay un check denominado “Activo”. Desmarcarlo te permite no tenerle en cuenta cuando se pulse “Sincronizar”. No obstante se mantendrán los datos de acceso, cuentas y movimientos sincronizados previamente.
IBANify cuenta con 4 estados:
  1. Pendiente: movimiento nuevo, pendientes de asociar a la cuenta contable.
  2. Asignado: se ha asignado a la cuenta contable correspondiente.
  3. Contabilizado: Este movimiento ha sido ya contabilizado en la solución contable del despacho.
  4. No contabilizable: Movimientos que no se traspasarán a la contabilidad.
Para contabilizar los extractos bancarios los pasos a seguir son los siguientes:
  1. Elija la opción cuentas del menú izquierdo, posicionar en la cuenta bancaria a contabilizar.
  2. Pulsa el botón contabilizar del menú superior de la herramienta.
  3. Le aparecerá una ventana para definir el periodo a contabilizar.
  4. A continuación podrá ver los movimientos de dicho periodo y el estado de cada uno de ellos.
  5. Indique la cuenta del banco y la contrapartida de cada movimiento y pulsar el botón contabilizar cuando el estado cambie a asignado. Se realiza una contabilización masiva.
  6. Y...listo! Los movimientos estarán contabilizados correctamente y así lo indicará el estado de ese extracto.
Esta información se volcará en A3ASESOR|eco automáticamente, puede contabilizar paralelamente la información.
Del mismo modo que creas clientes, puedes eliminarlos:
  • Selecciona el cliente que quieres eliminar y pulsa el botón “borrar” del menú superior.
  • Te aparecerá una ventana de confirmación de la acción, y si aceptas, el usuario desaparecerá de tu listado de clientes.
Cada vez que abres el menú de contabilizar, las cuentas se sincronizan automáticamente. Si el usuario crea una cuenta con dicha ventana abierta tiene 2 opciones:
  • Abrir y cerrar la ventana.
  • Pulsar el botón de refrescar, que hay al lado del desplegable de cuentas contables.
Cuando pulsas contabilizar sobre una cuenta, el sistema busca el “cliente” al que pertenece la cuenta. Ese cliente tiene un CIF. Lo que hace IBANify es buscar en a3ASESOR|eco una empresa con el mismo CIF.
Si, pero al instalarlo te pedirán de nuevo el número de licencia y el certificado que ya indicaste en tu equipo de trabajo.
Puedes seguir los mismos pasos que seguiste la primera vez, pero al instalarlo te pedirán de nuevo el número de licencia y el certificado que ya indicaste en tu equipo de trabajo.
Los datos de la aplicación están en los servidores de IVNOSYS Soluciones, pero cifrados.

Cuando creas un nuevo acceso en un cliente, los datos que se introducen se encriptan en tu propio equipo, utilizando la clave pública del certificado que se inserta en el proceso de instalación. A continuación se envían cifrados a nuestro servidor.
  • Inicialmente debes rellenar un formulario en la web para proceder al alta en la solución.
  • En este apartado debes informar del nombre de usuario, CIF/NIF, correo electrónico, contraseña.
  • Posteriormente recibirás un correo electrónico para completar el alta en el que aparecen las instrucciones para completar la instalación de IBANify.
  • Cuando hayas realizado la instalación de la herramienta correctamente, te aparecerá el icono en el escritorio para que trabajes con IBANify.
  • Los datos de login son: correo electrónico y contraseña.
Desde la web de IBANify, pulsar la opción COMPRA del menú superior.

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A continuación se mostrará el formulario de pago.

El NÚMERO DE SERIE que se debe indicar es el que se remitió por correo electrónico en el momento del registro en IBANify.

El CÓDIGO PROMOCIONAL es un dato no obligatorio, que solo debe cumplimentarse en determinadas compras, ligadas a acciones promocionales.

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Tras pulsar VALIDAR, aparecerá la razón social y el CIF que indicó en el momento del registro. De este modo, se podrá comprobar que se renueva la licencia y, además, se mostrará el precio de adquisición.

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Posteriormente, al pulsar SIGUIENTE se redirigirá a la plataforma de compra del servicio, en la que se deberán indicar los datos de facturación.

Se deberá indicar el correo electrónico en el que se desee recibir la factura, y esta será remitida en el plazo máximo de una hora, una vez finalizada la compra.

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Posteriormente aparecerá una pantalla resumen con los datos introducidos.

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Tras pulsar SIGUIENTE aparecerá el TPV virtual de LaCaixa para finalizar la compra.

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Tras realizar el pago del servicio, se recibirá la factura y la licencia de IBANify, que estará activa durante un año, para un uso ilimitado.
La opción de asignación masiva sirve para asignar una misma cuenta contable a diferentes movimientos.
  1. En la pantalla de contabilización selecciona asignación masiva para poder trabajar de una manera más rápida y eficaz.

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  2. De este modo aparecerá una columna para seleccionar varios movimientos a los que le quieras asignar la misma cuenta contable.

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  3. Selecciona las filas a las que le quieres asignar la misma cuenta contable y tras realizar esta acción vuelva a pinchar sobre asignación masiva. De este modo aparecerá una pantalla para indicar el plan contable que desea establecer para varios movimientos.

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  4. Puedes indicar opcionalmente una descripción que se añadirá al final de la descripción de cada movimiento. Pulsa guardar para terminar de trabajar sobre esos movimientos.

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El apartado GRUPOS permite crear agrupaciones para poder englobar y categorizar a los clientes. Esta opción permite que cada usuario de la empresa que deba acceder a IBANify, pueda llevar la gestión, únicamente de los clientes asignados.

De esta manera, en caso de tener la empresa más de un usuario que deba acceder a IBANify, se podrán definir clientes y cuentas para cada uno de ellos.

Al menú CONFIGURACIÓN y por lo tanto a la gestión y configuración de grupos, únicamente podrán acceder los usuarios que dispongan del rol Administrador o del rol Jefe de grupo, dentro de la aplicación.

Para crear nuevos grupos, se deberá pulsar en el apartado GRUPOS, del menú lateral, a continuación el botón NUEVO, del menú superior.

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Se mostrará una ventana como la siguiente que permitirá darle nombre al grupo.

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Tras completar el nombre del grupo, se pulsará Guardar.

Esta acción se repetirá tantas veces como grupos se deseen crear.
IBANify puede utilizarse en distintos equipos, instalando la solución siguiendo siempre los mismos pasos, que se indican en el mail de cierre de alta, en el que se adjunta el certificado, el número de serie.

Sin embargo, no se pueden sincronizar movimientos de manera paralela. Si esto se intentara, el segundo en sincronizar, recibirá un aviso de IBANify indicándole que hay una sincronización en marcha, y por lo tanto se debe esperar a que esta finalice.

Cuando el proceso acabe, no será necesario que se sincronice de nuevo en el segundo puesto, ya que con refrescar, le aparecerán los movimientos que se descargaron durante la sincronización.
Esta problemática no se produce ya que IBANify sincroniza de manera incremental.

Los movimientos contabilizados no volverán a aparecer en pendiente en ningún caso, ya que al sincronizar de manera incremental, nunca aparecerán movimientos reportados en anteriores sincronizaciones.
Generar Log, y Sincronizar son dos opciones del menú de IBANify, que realizan la misma acción. Sirven para descargar la información financiera de la banca electrónica.

Este botón no será necesario que se utilice a no ser que el equipo de IBANify se lo indique, para poder detectar determinados problemas en el proceso de conexión con las entidades.

Gracias a esta opción, se generará un archivo con los mensajes recibidos por parte de la entidad que deberéis remitir al equipo de soporte técnico con el fin de solventar cuanto antes la problemática.

En definitiva, el botón Generar Log es un medio más de reforzar la atención al usuario.
IBANify ofrece un resumen estadístico en el que podrás tener un control en tiempo real de las horas ahorradas de trabajo, que porcentaje de movimientos tienes o no contabilizados y el ahorro monetario, la rentabilidad que le sacas a esta herramienta.
Tras haber instalado IBANify en los distintos equipos de los empleados que deban acceder, y siguiendo siempre los pasos del correo electrónico que se recibió tras completar el formulario web (que contenía los datos de la licencia, las indicaciones para instalar y el certificado), se podrán dar de alta tantos usuarios como sean necesarios.

Se deberán seguir los siguientes pasos:

  • Pulsar, dentro del menú CONFIGURACIÓN, la opción USUARIOS.

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  • Pulsar, en el menú superior, el botón NUEVO.

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  • Se abrirá una ventana en la que se deben completar los datos del usuario.

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    Los datos a completar serán: nombre, apellidos, correo electrónico (se usará para el acceso a IBANify), contraseña (se usará para el acceso a IBANify) y rol.

    Para asignar un rol a un usuario, bastará con seleccionarlo en el desplegable del campo Rol.

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    Los roles disponibles son:

    • Administrador: únicamente dispondrá de este rol el usuario que realice el registro del formulario web en IBANify. Este rol NO estará disponible para ser asignado a ningún otro usuario. El usuario que disponga de este rol podrá ver y sincronizar todas las cuentas de todos clientes sin excepción ninguna. Además podrá crear usuarios y definir grupos de clientes.
    • Jefe de grupo: es el responsable de los grupos que le han sido asignados por el administrador. Este rol estará disponible para ser asignado a cualquier usuario. El usuario que disponga de este rol podrá ver y sincronizar todas las cuentas de todos los clientes sin excepción ninguna. Podrá crear usuarios, pero sólo les podrá asignar los grupos que él mismo tenga asignados. Se trata de una figura similar al usuario con rol Administrador pero su labor está más enfocada a coordinar el trabajo dentro de IBANify.
    • Empleado: es un usuario que tiene asignados un grupos de clientes concretos y que únicamente podrá sincronizar las cuentas asociadas a esos clientes, para de esta forma contabilizar sus extractos bancarios. No dispondrá de permisos para crear nuevos usuarios.


  • Se pulsará GUARDAR

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    Tras guardar los datos del usuario creado, se mostrará una pestaña más de configuración, Pestaña Grupos autorizados que permite asignar los grupos de clientes que podrá gestionar el usuario (ver punto ¿Cómo asignarle la gestión de un grupo de clientes a un usuario de IBANify?).

    Estos pasos se realizarán tantas veces como usuarios se deseen crear.
Una vez creados los clientes (ver punto ¿Cómo dar de alta un cliente?), el usuario que disponga del rol Administrador o rol Jefe de grupo, podrá indicar a que grupo o grupos pertenece cada uno de ellos, realizando los siguientes pasos con cada uno de los clientes.

  • Pulsar, en el menú lateral CLIENTES, la opción Todos.

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  • Hacer doble clic sobre uno de los clientes, o seleccionar el cliente y pulsar EDITAR del menú superior.

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  • Una vez abierta la ventana de gestión del cliente seleccionado, acceder a la Pestaña GRUPOS.

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    En esta ventana se mostrarán todos los grupos creados por la empresa (ver punto ¿Para qué sirve la opción GRUPOS del menú CONFIGURACIÓN?).

    En el apartado izquierdo se mostrarán los grupos que no tiene asociados el cliente, Grupos no asociados, y en el apartado derecho se mostrarán los grupos a los que ya pertenece el cliente, Grupos asociados. Por defecto, todos los clientes pertenecerán al grupo General.

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    Para asociar un cliente a un grupo, bastará con seleccionarlo en el listado izquierdo y pulsar AÑADIR. El grupo pasará automáticamente al listado Grupos asociados.

    Para eliminar la asociación de un cliente a un grupo, se seleccionará en listado derecho y se pulsará QUITAR. El grupo pasará automáticamente al listado Grupos no asociados. No se podrá eliminar la asociación con el grupo GENERAL.

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    Estos pasos deberán repetirse para cada uno de los clientes que se desee asignar a los grupos que corresponda.

En IBANify es posible limitar el acceso de un empleado únicamente a los clientes que gestiona. De esta forma se consigue que cada usuario únicamente tenga acceso a administrar y contabilizar los extractos de determinados clientes, sin necesidad de que visualice datos del resto de clientes.

Para poder llevar esta gestión de permisos, es necesario, previamente:

  • Crear los grupos (ver punto ¿Para qué sirve la opción GRUPOS del menú lateral CONFIGURACIÓN?)
  • Crear los clientes (ver punto ¿Cómo dar de alta un cliente?)
  • Asociar los clientes a los grupos correspondientes (ver punto ¿Cómo asigno clientes a un grupo?)
  • Crear los usuarios en IBANify (ver punto ¿Cómo dar de alta usuarios en IBANify?)


Esta asignación de permisos sobre grupos se podrá llevar a cabo en el momento del alta del usuario o a posteriori, editándolo. Únicamente podrán realizar la asignación de permisos los usuarios que dispongan del rol Administrador o del rol Jefe de grupo.

Se deberán seguir los siguientes pasos:

  • Pulsar, dentro del menú CONFIGURACIÓN, la opción USUARIOS.

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  • Seleccionar el usuario al que se le desea asignar permisos sobre grupos y pulsar el botón EDITAR del menú superior, o hacer doble clic sobre el usuario.

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  • Una vez abierta la ventana de configuración del usuario seleccionado, acceder a la Pestaña GRUPOS AUTORIZADOS.

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En esta ventana se mostrarán todos los grupos creados por la empresa (ver punto ¿Para qué sirve la opción GRUPOS del menú CONFIGURACIÓN?).

En el listado izquierdo se mostrarán los grupos para los que no tiene permisos el usuario, Grupos no autorizados, y en el listado derecho se mostrarán los grupos para los que ya tiene permisos el usuario, Grupos autorizados.

Por defecto, todos los clientes, dispondrán de permisos para el grupo General.

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Para dar permisos a un usuario sobre un grupo, bastará con seleccionar el grupo en el listado izquierdo y pulsar AÑADIR. El grupo pasará automáticamente al listado Grupos autorizados.

Para eliminar los permisos de un usuario sobre un grupo, se seleccionará el grupo en el listado derecho y se pulsará QUITAR. El grupo pasará automáticamente al listado Grupos no autorizados.

Únicamente se les podrán quitar permisos sobre el grupo General a los usuarios que dispongan del rol Empleado. Los usuarios con el rol Administrador o Jefe de grupo, siempre dispondrán de permisos sobre dicho grupo.

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Estos pasos deberán repetirse para cada uno de los usuarios a los que se desee gestionar permisos sobre grupos.
En IBANify se lee la información fijada en la herramienta a3eco, relacionándolas por el CIF/NIF. Si se diera el caso de que dos empresas tienen el mismo dato de CIF/NIF, IBANify traerá la información de la primera que encuentre con ese dato. Para evitar este error, sencillamente se debe buscar la empresa por su nombre o CIF/NIF y modificar dicho dato en a3ECO.
En muchas ocasiones, unos mismos datos de acceso a la banca electrónica, permiten ver distintas cuentas (particulares o empresariales). Esto llevaba consigo que una misma cuenta, apareciera dentro de IBANify relacionada con dos clientes diferentes.

Para solventarlo, hemos separado, en la ventana de los datos del cliente, la información de los accesos y la información de las cuentas, en dos pestañas diferentes.

  • Pestaña ACCESOS. Se deben indicar los datos de usuario y contraseña usados para el acceso a la banca electrónica que permiten leer los movimientos de ese cliente para sus cuentas.
  • Pestaña CUENTAS. Permite gestionar las cuentas que se ven con los datos de acceso indicados y con las que se desea trabajar en IBANify para ese cliente.


Para solucionar esta situación, es necesario, previamente:

  • Tener el cliente creado (ver punto ¿Cómo se da de alta un cliente?)
  • Tener configurado en el cliente los accesos (ver punto ¿Cómo agrego o incluyo una nueva cuenta?)
  • Haber sincronizado, al menos una vez, los datos del cliente (ver punto ¿Cómo se sincronizan los movimientos?)


Tras la primera sincronización, se podrán desactivar las cuentas de los clientes que no se deseen sincronizar. Para ello se deberán seguir los siguientes pasos:

  • Pulsar, en el menú lateral CLIENTES, la opción Todos.

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  • Hacer doble clic sobre el cliente, o seleccionar el cliente y pulsar EDITAR, del menú superior.

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  • Una vez abierta la ventana de gestión del cliente seleccionado, acceder a la Pestaña CUENTAS.

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  • En esta ventana se mostrarán todas las cuentas relacionadas con los accesos a banca electrónica indicados, para el cliente seleccionado, que han sido sincronizadas. En el listado izquierdo se mostrarán las cuentas ACTIVAS y en el listado derecho las cuentas INACTIVAS.

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Para que no se sincronice alguna cuenta en concreto, bastará con seleccionar la cuenta del listado izquierdo, ACTIVAS y pulsar DESACTIVAR. La cuenta seleccionada pasará a mostrarse en el listado derecho, INACTIVAS y por tanto a estado inactivo, con lo que en posteriores sincronizaciones, no se mostrarán los movimientos de esta cuenta.

Esta configuración es reversible, por lo que si en algún momento se desean descargar movimientos de cuentas inactivas, bastará con seleccionar la cuenta en el listado derecho, INACTIVAS y pulsar ACTIVAR.
  1. La aplicación solo funciona en Windows. Para versión XP y posteriores.
  2. La instalación sólo puede hacerse desde Internet Explorer.
  3. El usuario tiene que tener instalado en su máquina el framework 3.5 de .net (o superior). En caso de no tenerlo instalado, IBANify instalará la última versión al descargar la aplicación. No obstante, puede encontrar el instalador en la página de Microsoft, o siguiendo el siguiente enlace: http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=17851
  4. La versión de Windows Installer 3.1 (o superior). Puede encontrar el instalador en la página web de Microsoft, o siguiendo el siguiente enlace: https://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=8483
  5. Las rutas a la aplicación de Wolters Kluwer registradas durante la instalación en el registro de Windows, no podrán empezar por “\”. En caso de que IBANify detecte una ruta incorrecta, solicitará que se introduzca la ruta de acceso a a3ASESOR|eco cuando intente contabilizar el primer movimiento, por ejemplo: X: \a3\a3eco
En equipos con Windows Vista (y posteriores), en los que el usuario haya ido aceptado las actualizaciones, los requisitos se cumplen de base y el usuario no tiene que realizar ninguna acción (a excepción, quizá, del punto 5).
  • Una vez registrado, Ivnosys Soluciones le remitirá un certificado digital diferente para cada usuario.
  • Dicho certificado no podrá ser utilizado fuera del marco de la aplicación.
  • Mediante el uso de la clave pública del certificado, se cifrarán todas las comunicaciones entre los servidores de Ivnosys Soluciones y el equipo cliente.
  • El descifrado de los datos se hará utilizando la clave privada de dicho certificado en la máquina cliente. En ningún caso se realizarán comunicaciones sin cifrar de datos sensibles, así como descifrados en el servidor de Ivnosys Soluciones.
  • Ivnosys Soluciones no guardará información del certificado remitido a cada cliente, siendo responsabilidad final del cliente la conservación de dicho certificado. Debido a ello, el extravío del certificado por parte del cliente, llevará asociado una generación de un nuevo certificado, previo borrado de TODOS los datos introducidos por el cliente hasta la fecha. En ningún caso Ivnosys Soluciones podrá recuperar el certificado o descifrar los datos almacenados en sus servidores.
  • El certificado remitido por Ivnosys Soluciones será generado en el momento del registro y diferirá para cada cliente.
  • El certificado emitido por Ivnosys Soluciones tiene como finalidad, facilitar la obtención de un certificado digital. No obstante, el cliente final puede ignorar el certificado emitido en el momento del registro, utilizando un certificado propio.